A.
PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang
Sebuah organisasi/perusahaan dalam mewujudkan
eksistensinya dalam rangka mencapai tujuan bisnisnya, memerlukan sejumlah
pekerja yang mampu melaksanakan seluruh volume kerjanya. Pekerja tersebut
mungkin sudah berada didalam organisasi/perusahaan, disamping mungkin pula
masih memerlukan penambahan atau pengurangan dari yang sudah ada. Untuk itu
diperlukan perencanaan SDM dengan berorientasi pada hasil analisis pekerjaan,
agar pekerja yang diperlukan dapat dipenuhi, baik dari segi kuantitatif
(jumlahnya) maupun kuantitatif (kualitasnya). Dengan tersedianya sejumlah
pekerja yang relevan dengan tuntutan Diskripsi dan atau Spesifikasi Pekerjaan,
diharapkan seluruh volume kerja dapat dilaksanakan secara produktif dan
berkualitas, tidak saja dengan proses produksi dengan seluruh pekerjaan yang
menunjangnya, tetapi juga dalam memasarkannya yang memerlukan kemampuan
memberikan pelayanan yang berkualitas bagi para konsumen.
Untuk itu perencanaan SDM harus dilakukan secara
profesional, karena akan menentukan kualifikasi para pekerja yang berpengaruh
besar terhadap sukses atau gagalnya organisasi/perusahaan dalam mewujudkan
eksistensinya yang bersifat kompetitif sekarang dan di masa yang akan datang.
Dengan perencanaan yang tepat untuk jangka waktu tertentu, akan diperoleh
informasi tentang SDM yang diperlukan bagi peningkatan efisiensi dan
efektivitas pelaksanaan pekerjaan, kerena pengurangan atau penambahan dan
bahkan pengaturan kembali penempatan para pekerja, tidak ada arti dan manfaatnya
jika sekedar menambah pembiayaan (cost), sedang pekerjaan berlangsung
seperti sebelumnya. Demikian pula akan menjadi lebih buruk, jika justru
mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan menjadi lebih tidak efektif dan efesien,
dalam bentuk menurunnya produktivitas (kuantitatif dan kualitatif) atau semakin
memburuknya pelayanan yang diberikan pada konsumen. Dengan kata lain
perencanaan SDM tidak boleh menggiring dan menjurumuskan organisasi/perusahaan
ke jurang kerugian, karena penyedian atau penambahan pembiayaan (cost) untuk
SDM ternyata tidak berpengaruh pada perwujudannya sebagai organisasi/perusahaan
yang kompetitif.
Dari uraian tadi jelas betapa pentingnya perencanaan
SDM terutama bagi organisasi/perusahaan besar, yang harus memanage (mengelola)
sejimlah besar tenaga kerja. Untuk itu uraian-uraian berikut ini akan
difokuskan pada proses merumuskan perencanaan SDM yang bersumber dari Rencana
Strategis sebuah perusahaan dalam mewujudkan bisnisnya.
2. Rumusan Masalah
a. Apa Pengertian dari Perencanaan SDM?
b. Apa Manfaat dari Perencanaan SDM?
c. Bagaimana Proses Perencanaan SDM?
d. Bagaimana Analisis Tenaga Kerja untuk Perencanaan
SDM?
e. Apa itu Sistem Informasi SDM?
3. Tujuan
a. Mengetahui pengertian Perencanaan SDM.
b. Mengetahui manfaat dari Perencanaan SDM.
c. Mengetahui Proses Perencanaan SDM.
d. Mengetahui analisis tenaga kerja untuk Perencanaan
SDM.
e. Mengetahui Sistem Informasi SDM.
B.
PEMBAHASAN
1.
Pengertian Perencanaan SDM
Berikut
beberapa pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM), yaitu:
a. Atrhur W. Sherman dan George W. Bohlander
dalam bukunya Managing Human Resources tahun 1992 sebagaimana yang dikutip oleh
Nawawi mengatakan: “Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah proses
mengantisipasi dan membuat ketentuan (persyaratan) untuk mengatur arus gerakan
tenaga kerja ke dalam, di dalam dan luar organisasi”. Selanjutnya ditambahkan
pula bahwa: “tujuannya adalah untuk mempergunakan SDM seefektif mungkin dan
agar memiliki sejumlah pekerja yang memenuhi persyaratan/kualifikasi dalam
mengisi posisi yang kapan dan yang manapun mengalami kekosongan”.
b. G. Steiner mengemukakan bahwa: “Perencanaan
SDM merupakan perencanaan yang bertujuan untuk mempertahankan dan menigkatkan
kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan/sasarannya, melalui strategi
pengembangan kontribusi pekerjaan dimasa depan”.
c. Pengertian lain mentakan bahwa “Perencanaan
SDM adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan peramalan kebutuhan
tenaga kerja di masa datang pada suatu organisasi, meliputi penyediaan tenaga
kerja baru dan pendayagunaan yang sudah tersedia”.
d. Pengertian berikutnya ini mengatakan bahwa “Perencanaan
SDM adalah adalah proses untuk menggiatkan kembali upaya mempelajari kebutuhan
tenaga dilingkungan suatu organisasi (perusahaan) agar selalu terintegrasi
dengan perencanaan bsinisnya”.
e. Pengertian yang terakhir yang layak
diketengahkan mengatakan bahwa “Perencanaan SDM adalah proses untuk menetapkan
strategi memperoleh, memanfaatkan, mengembangkan dan mempertahankan tenaga
kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan sekarang dan pengembangannya di masa mendatang”.
Pengertian
Perenacanaan SDM yang disebutkan terakhir menekankan bahwa kegiatannya
merupakan rangkaian atau proses, untuk memenuhi kebutihan tenaga kerja sekarang
dan di masa datang bagi sebuah perusahaan. Kebutuhan masa sekarang berarti usha
mengisi kekurang tenaga kerja, untuk dapat mewujudkan bisnis perusahaan secara
maksimal, agar tujuannya tercapai. Sedang kebutuhan tenaga kerja dimasa datang
menunjukkan pada usaha dilakukan usaha peramalan (prediksi) mengenai
kekurangan tenaga kerja, yang harus di dasarkan pada ketajaman merencanakan
pengembangan bisnis, baik yang sudah dilaksanakan maupun bisnis baru. Usaha
memenuhi kebutuhan itu dilakukan dengan cara mendapatkan tenaga kerja baru yang
relevan, disamping harus dilakukan dengan mempertahankan dan memanfaatkan
tenaga kerja yang sudah ada secara maksimal. Untuk keperluan itu maka rangkaian
kegiatan Perencanaan SDM harus di ikuti juga dengan kegiatan pengembangan
tenaga kerja, agar dapat dipertahankan dan dimanfaatkan sesuai dengan
perkembangan dan kemajuan bisnis perusahaan.
2. Manfaat
Perencanaan SDM
Perencanaan SDM secara akurat dan profesional akan
semakin penting artinya bagi sebuah organisasi/perusahaan, karena
lingkungan/iklim bisnis yang terus menerus berubah dan berkembang. Pada
adasarnya kondisi bisnis di masa mendatang itu, mengharuskan
organisasi/perusahaan melakukan penyesuain Perencanaan Strategis dan
Operasional bidang bisnisnya, agar mampu mewujudukan eksistensinya yang
kompetitif. Penyesuain itu berdampak pada perlunya melakukan analisis kerja,
untuk mengetahui kesesuain tenaga kerja yang dimiliki dengan seluruh volume dan
beban kerja berdasarkan penyesuaian rencana bisnis tersebut, sebagai faktor
terpenting untuk mewujudkannya secara optimal. Berdasarkan hasil analisis
tenaga kerja itulah dapat diketahui kebutuhan tenaga kerja sekarang dan di masa
datang, yang menjadi masukan utama dalam melakukan Perencanaan SDM.
Berdasarkan uraian diatas maka fungsi Perencanaan
SDM dimaksud adalah prediksi kondisi
tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan perusahaan sebagai organisasi yang
kompetitif dalam mengantisipasi perubahan lingkungan bisnis sekarang dan di
masa mendatang. Dalam fungsi seperti ini, maka manfaat dari Perencanaan SDM
adalah sebagai berikut:
a. Meningkatkan
Sistem Informasi SDM, yang secara terus menerus diperlukan dalam pendayagunaan
SDMsecara efektif dan efesien bagi pencapai tujuan bisnis perusahaan. Sistem
informasi SDM yang terpusat pada manajer SDM, harus selalu siap menunjang
Sistem Informasi Manajemen (SIM) perusahaan, karena SDM merupakan faktor
sentral dalam mewujudkan manajemen perusahaan sebagai satu kesatuan, dalam
merealisasikan Perencanaan Strategis dan Operasional Bisnis yang kompetitf.
b. Bertolak dari manfaat pertama diatas, berarti juga
Perencanaan bermanfaat untuk
1) Meningkatkan pendayagunaan SDM.
Dengan perencanaan yang cermat harus diusahakan
agar setiap tenaga kerja memperoleh peluang dalam memberikan kontribusi terbaik
bagi pencapaian tujuan Perusahaan/organisasi.
2) Menyelaraskan aktivitas SDM dengan sasaran organisasi
secara lebih efesien. Perencanaan SDM harus mampu mengidentifikasi potensi dan
prestasi kerja setiap tenaga kerja, untuk diselaraskan dengan pekerjaan atau
tugas-tugas di dalam voulume kerja perusahaan, agar dapat dilaksanakan secara
efektif dan efesien.
3) Menghemat tenaga kerja, waktu, dan dana, serta
dapat meningkatkan kecermatan dalam proses penerimaan tenaga kerja. Dengan
Perencanaan SDM yang akurat, dapat diketahui secara tepat tenaga kerja yang
diperlukan, sehingga proses penerimaan tenaga kerja dapar diarahkan dan
dibatasi sesuia kebutuhan. Dengan demikian dapat ditetapkan persyaratan
penerimaaan secara kongkrit, sehingga jumlah pelamar dapar dikurangi. Dalam
kondisi seperti itu berarti dalam proses penerimaan tenaga kerja, biayanya,
waktu dan dana yang dipergunakan dapat dihemat. Sedang hasilnya akan mampu
menseleksi secara cermat, calon tenaga kerja yang benar-benar sesuai dengan
kebutuhan organisasi/perusahaan, sebagaimana yang direncanakan.
4) Mengembangkan dan menambah informasi SDM. Dengan
demikian akan lebih besar manfaatnya bagi pelaksana kegiatan Manajemen SDM lainnya.
c. Perencanaan SDM berfungsi juga untuk mempermudah
pelaksanaan koordinasi SDM oleh Manajer SDM, dalam usaha memperpadukan
pengelolaan SDM, yang juga merupakan tanggung jawab manajer lainnya, meskipun
terbatas di lingkungan unit kerja masing-masing. Fungsi koordinasi ini sangat
pentig, karena pembidangan dan pembagian volume kerja perusahaan menjadi
unit-unti atau depertemen, bukanlah pengkotakan yang terpisah dan tidak saling
berhubungan. Dengan koordinasi tersebut, berarti tidak ada dinding pemisah
antara setiap unit kerja, dan jaringan kerja (net work) akan lebih mudah
diwujudkan.
d. Perencanaan SDM Jangka Panjang bermanfaat bagi
organisasi/perusahaan untuk memperkirakan kondisi dan kebutuhan pengelolaan
SDM, selama 2 atau 3 dan bahkan 10 tahun mendatang. Kondisi ini akan menjadi
motivasi untuk tidak sekedar mempertahankan strategi bisnis, tetapi juga untuk
mengembangkannya di masa-masa mendatang.
e. Perencanaan SDM jangka pendek bermanfaat untuk
mengetahui posisi/jabatan atau pekerjaan yang lowong pada tahun mendatang.
Dengan demikian dapat dilakukan proses untuk mengisi kekosongan itu, baik
dengan memanfaatkan sumber tenaga kerja di dalam atau di luar perusahaan.
Kecepatan memproses pengisian kekosongan itu sangat penting, agar tersedia SDM
yang mampu mengantisipasi kebutuhan bisnis jangka pendek secara cepat dan
tepat.
3.
Proses Perencanaan SDM
Hakikat dari eksistensi organisasi/perusahaan adalah
kemampuan melaksanakan pekerjaan untuk merealisasikan Rencana strategis dan
Rencana Operasional bisnisnya. Untuk itu diperlukan sejumlah SDM yang
kompetitif dengan karakteristik sebagai berikut:
a. Memiliki kemampuan
menjaring, mengolah dan memanfaatkan informasi dalam mencari peluang bisnis
yang menguntungkan.
b. Memiliki kemampuan
merespon secara tepat, dalam arti mampu mengambil keputusan untuk mewujudkan
bisnis yang menguntungkan.
c. Memiliki kemampuan
merespon secara tepat, dalam arti mampu dan berani memerintahkan pelaksanaan
keputusan pada saat yang tepat.
d. Mampu menghindari dan
memperkecil resiko dalam melaksanakan keputusan, dalam arti mampu mewujudkan
pekerjaan secara efektif dan efesien dalam melaksanakan keputusan, dengan atau
tanpa bantuan orang lain.
e. Mampu mengendalikan cost-benefit
ratio yang menguntungkan, dalam arti mampu bekerja dengan produktivitas dan
kualitas tinggi, dan mampu pula merebut dan memperluas pemasarannya. Sehingga
keluaran (out-put) lebih besar dari pada masukakan (in-put).
Untuk itu diperlukan kemampuan mengidentifikasi SDM
yang berkualitas, yakni yang memiliki keterampilan/keahlian dalam bidang
bisnis, termasuk proses produksi dan pemberian pelayanan, untuk didayagunakan
secara maksimal. Usaha mengindentifikasi itu harus dilakukan melalui
Perencanaan SDM, untuk memperoleh tenaga kerja yang mampu melaksanakan
tugas-tugas yang telah dijabarkan di dalam Dsskripsi atau Spesifikasi
Pekerjaan/Jabatan. Perencanaan itu tidak saja disusun untuk mewujudkan Stategi
Bisnis Jangka Panjang tetapi juga untuk melaksanakan Strategi Operasional
Bisnis sebagai strategi Bisnis Jangka Pendek.
Proses mengintregasikan Perencanaan SDM ke dalam
Strategi Bisnis Perusahaan, berlangsung sebagai berikut:
a. Dari Proses
Perencanaan Strategi Bisnis, dilakukan rangkaian kegiatan:
1) Menyusun Rencana Strategi
Bisnis, dengan perspektif Jangka Panjang, untuk 5 atau 10 tahun di masa
mendatang.
2) Menyusun Rencana
Operasional Bisnis, yang dijabarkan dalam Renacana Strategi, dengan perspektif
jangka sedang, untuk 3 s/d 5 tahun mendatang.
3) Menyusun Rencana Tindakan
berupa Anggaran dengan perspektif Tahunan yang menggambarkan kegiatan bisnis
yang akan dilaksanakan selama satu tahun (tahunan) dengan penyedian dana agar
dapat diwujudkan. Rencana tindakan bisnis tahunan dijabarkan dari Rencana
Operasional Bisnis.
b. Kegiatan Perencanaan
SDM.
1) Tahap awal perencanaan
SDM mengindentifikasi issu-issu berdasarkan komponen-komponen di dalam Rencana
Strategi Bisnis Jangka Panjang.
2) Hasil analisis issu
dijadikan masukan bersama-sama masukan dari Perencanaan Operasional Jangka Sedang,
ke dalam langkah kedua berupa perkiraan keperluan SDM dalam Proses Perencanaan
SDM.
3) Hasil perkiraan
keperluan SDM tersebut diatas dijadikan masukan bersama-sama masukan dari
Perencanaan Anggaran Tahunan (Jangka Pendek), ke dalam langkah ketiga yaitu merumuskan
Rencana Tindakan (Action Plan) sebagai langkah terakhir Perencanaan SDM
suatu perusahaan. Rencana tindakan itu harus menghasilkan rumusan mengenai,
Penetapan dan Pengaturan wewenang manajer dan staf dalam pengelolaan SDM,
Rencana Rekrutmen, Rencana Promosi dan Pemindahan, Rencana Penyesuian SDM
dengan kemungkinan Perubahan Organisasi, Rencana Pelaksanaan Pelatihan dan
Pengembangan, Rencana jumlah anggaran, dan merencanakandan menetapakan peosedur
dan mekanisme kerja serta hubungan antar para pekerja yang saling berkaitan
dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
Secara
sederhana Proses Perencanaan SDM diuraikan sebagai berikut:
a. Landasan utamanya
adalah Strategi Bisnis dan Strategi Operasional (taktik) bisnis, yang harus
dijabarkan agar mampu menggambarkan volume dan beban kerja atau tugas-tugas
bisnis yang akan dilaksanakan sekarang dan di masa mendatang.
b. Berdasarkan penjabaran
tugas-tugas tersebut, dapat dirumuskan tujuan-tujuan Perencanaan SDM, yang
harus dikaitkan dengan upaya mewujudkan setiap tugas secara efektif dan
efesien.
c. Tujuan-tujuan
Perencanaan SDM berguna untuk melakukan dua kegiatan berikutnya, yang terdiri
dari:
1)
Membuat perkiraan permintaan
(kebutuhan) SDM dengan memperhatikan persedian SDM yang telah dimiliki
perusahaan. Dengan demikian akan diketahui
SDM yang perlu dicari/didapatkan, baik dari segi jumlah (kuantitas)
maupun keterampialn/keahliannya (Kualitas).
2)
Usaha melakukan investarisasi
kemampuan kerja pada SDM yang dimiliki perusahaan dan kemampuan berupa
keterampilan/keahlian bidang kerja/jabatan yang akan diisi dapat digunakan
untuk menetapkan kebutuhan SDM baru.
d.
Dengan memperhatikan kondisi
Pasar Tenaga Kerja diluar perusahaan dan hasil dua kegiatan pada langkah ketiga
seperti disebutkan diatas, dapat disusun dan ditetapkan syarat-syarat akhir
mengenai SDM yang dibutuhkan untuk dapat memenuhi kekurangan SDM, sesuai dengan
Rencana Strategi dan Rencana Taktik (operasional) bisnis sebuah perusahaan.
e.
Berdasarkan persyaratan yang
sudah dijabarkan secara pasti untuk setiap posisi jabatan yang akan diisi,
dapat dibuat Rencana Tindakan, berupa rekrutmen tenaga kerja dari dalam dan
luar perusahaan.
f.
Rumusan Rencana Tindakan itu
sebelum dilaksanakan perlu dikontrol dan dievaluasi kesesuaiannya dengan
tujuan-tujuan SDM, agar benar-benar mampu merekrut tenaga kerja yang dapat
melaksanakan Strategi Bisnis dan Strategi Operasional Bisnis secara produktif
dan berkualitas.
Proses perencanaan SDM yang sudah disederhanakan
diatas, dapat pula digambarkan secara lebih cermat, sebagaimana pada uraian
berikut:
a. Perencanaan SDM untuk
suatu organisasi/perusahaan terdiri dari dua kegiatan utama. Kedua kegiatan itu
adalah:
1) Kegiatan Analisis
Volume dan Beban Kerja yang terdiri dari tiga kegiatan sebagai berikut:
Ø
Pertama, melakukan usaha
memastikan sebab-sebab kebutuhan tenaga kerja, berdasarkan volume dan beban
kerja yang bersumber dari Rencana Strategis dan Rencana Operasional Bisnis
perusahaan/organisasi.
Ø
Kedua, memilih teknik peramlan
(prediksi) yang akan dipergunakan untuk menetapkan tenaga kerja yang
dibutuhkan, baik kuantitatif maupun kualitatif.
Ø
Ketiga, menetapkan perkiraan
kebutuhan tenaga kerja untuk jangka pendek dan jangka panjang.
2) Kegiatan analisis
kekuatan/ kemampuan Tenaga Kerja yang dimiliki organisasi/perusahaan, dengan
dua kegiatan sebagai berikut:
Ø
Pertama, melakukan analisis
tenaga kerja, untuk mengetahui jumlah keterampilan/keahlian tenaga kerja yang
dimiliki organisasi/perusahaan. Disamping itu dijadikan juga analisis pasar
tenaga kerja diluar perusahaan, untuk mengetahui tenaga kerja yang dapat direkrut.
Ø
Kedua, hasil analisis tersebut
diatas dipergunakan untuk merumuskan perkiraan persediaan (supply) tenaga
kerja, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.
b.
Dari kedua kegiatan analisis
seperti dikemukakan di atas dilakukan kegiatan terakhir dalam Perencanaan SDM,
dengan mengacu pada Strategi Bisnis dan Strategi Operasional Bisnis (jangka
pendek dan jangka panjang), untuk memastikan dan memutuskan kebutuhan SDM.
Untuk itu hasil anlisis berupa perkiraan (prediksi) kebutuhan SDM
diselaraskan dengan pekerjaan atau tugas-tugas yang belum tersedia tenaga
pekerja sebagai pelaksanaannya, untuk dapat mewujudkan Strategi Bisnis secara
optimal. Di dalam kegiatan kedua ini prosesnya diakhiri dengan melakukan
kegiatan untuk memenuhi/mengisi tenaga kerja yang diperlukan, baik dari dalam
maupun dari luar perusahaan.
4.
Analisis Tenaga Kerja Untuk
Perencanaan SDM
Kegiatan Analisis Tenaga Kerja tidak dapat dilepaskan
kaitannya dengan rumusan Tujuan SDM dalam mengantisipasi Rencana Strategis
Bisnis Perusahaan/Organisasi. Tujuan SDM pada dasarnya berarti rumusan perilaku
yang harus diwujudkan oleh setiap pekerja dalam melaksanakan tugas-tugas untuk
mewujudkan Strategi Bisnis agar tujuan Bisnisnya dapat dicapai secara efektif
dan efesien. Sumber yang dapat dipergunakan dalam merumuskan tujuan SDM, adalah
hasil Analisis Pekerjaan/Jabatan, baik berupa Deskripsi maupun Spesifikasi
Pekerjaan/Jabatan.
Dalam keadaan seperti itu berarti tujuan SDM sangat
tergantung pada lingkungan/iklim bisnis yang mudah berubah, yang mengakibatkan
terjadinya dinamika pekerjaan. Kondisi itu mengharuskan dilakukannya reviu
Deskripsi atau Spesifikasi Pekerjaan, yang mengakibatkan terjadinya perubahan
tujuan SDM, yang pada giliran berikutnya mengharuskan pula Analisis Tenaga
Kerja dilakukan setiap kali akan menyusun Perencanaan SDM.
Berdasarkan uraian singkat tersebut diatas berarti
langkah-langkah yang harus dilakukan dalam Analisis Tenaga Kerja adalah sebagai
berikut:
a.
Jumlah Tenaga Kerja
Bertolak dari tujuan SDM yang disusun
berdasarkan tugas-tugas di dalam Deskripsi Pekerjaan, termasuk wewenang dan
tanggung jawabnya, dapat ditetapkan Volume dan Beban Kerja setiap unit kerja.
Kemudian dapat dihitung jumlah SDM yang diperlukan untuk dapat melaksanakan
secara efektif dan efesien sesuai dengan waktu dan peralatan (jika menggunakan
alat) yang dimiliki unit kerja masing-masing. Jumlah SDm yang diperlukan
tersebut, dibandingkan dengan jumlah SDM yang tersedia, untuk mengetahui apakah
terdapat kelebihan atau kekurangan tenaga kerja dari segi kuantitatif.
b. Komposisi Tenaga Kerja
Pada giliran berikutnya diperlukan juga
Analisis Tenaga Kerja dilihat dari komposisinya, baik didalam setiap unit kerja
maupun keseluruhan organisasi/perusahaan. Analisis komposisi ini, pertama
kegiatannya untuk mengetahui apakah semua posisi/jabatan sudah terisi atau
belum. Dengan demikian akan dapat diketahui jika ternyata masih terdapat
posisi/jabatan yang kososng dari sudut jumlahnya. Kegiatannya yang kedua adalah
mengivestasikan adanya promosi, pemidahan, pensiun atau keluar/dikeluarkan.
Dengan demikian akan diketahui jumlah posisi/jabatan yang kosong dan tingkatnya
masing-masing.
c. Kualitas
Kegiatan Analisis Tenaga Kerja dari segi
kualitasnya untuk diacu dengan kemampuan melaksanakan tugas-tugas sebagaimana
terdapat dan dipersyaratkan didalam Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan/Jabatan
adalah bagian tersulit. Kegiatannya dilakukan dalam bentuk “inventarisasi
kemampuan” para pekerja, dihubungkan dengan tugas-tugas yang sedang atau akan
diembannya, untuk memberikan kontribusi bagi pencapaian tujuan unit kerja atau
tujuan bisnis perusahaan. Dari investasi kemampuan pekerja di acu pada pada
Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan/Jabatan akan diketahui jumlah pekerja yang
dapat dipertahankan dalam posisi/jabatan yang kosong dan perlu diisi, sesuai
kebutuhan bisnis perusahaan untuk jangka pendek, jangka sedang dan bahkan
jangka panjang.
Dalam rangka kegiatan Analisis tenaga kerja, yang
penting adalah diperolehnya data tentang jumlah posisi/jabatan yang kosong dan
kualitas yang harus dipenuhi oleh penggantinya, untuk dipergunakan dalam
Perencanaan SDM, baik jangka pendek, jangka sedang maupun jangka panjang.
Selanjutnya disamping mempergunakan hasil Analisis
Tenaga Kerja, dalam Perencanaan SDM perlu juga diperhatikan dan dipertimbangkan
berbagai faktor yang mempengaruhinya. Faktor-faktor yang mempengaruhi
Perencanaan SDM dimaksud adalah:
a. Faktor Eksternal
·
Faktor Ekonomi Nasional dan
Global
·
Faktor Sosial, Politik, dan Hukum
·
Faktor Teknologi
·
Faktor Pesaing
b. Faktor Internal
·
Rencana Strategik dan Rencana Operasional
(Taktik)
·
Anggaran/Cost SDM
·
Peramalan (Prediksi) Produksi dan
Penjualan
·
Faktor Bisnis Baru
·
Faktor Desain Organisasi dan
Desain Pekerjaan
·
Faktor Keterbukaan dan
Keikutsertaan Manajer
c. Faktor Ketenagakerjaan
·
Pensiun, Pemutusan Hubungan
Pekerjaan (PHK), Meninggal Dunia, dan Tenaga Kerja yang selalu absen, dalam
Perencanaan SDM harus diperhitungkan sebagai pengurangan Tenaga Kerja, yang
harus diganti.
·
Promosi, pindah, Tenaga Kerja
yang mendapat Pelatihan dan yang mengikuti pendidikan di luar perusahaan/organisasi
sehingga keterampilan/keahliannya meningkatkan, harus diperhitungkan, baik
untuk menggantinya maupun merancang penempatan yang lebih tepat.
d. Faktor-faktor lain
·
Pasar Tenaga Kerja
·
Prestasi Kerja
·
Waktu yang tersedia
·
Faktor Demografi
·
Faktor Supervisi
·
Faktor Staf Pendukung
·
Faktor Lokasi.
Perencanaan SDM sebagai salah satu kegiatan Manajemen
SDM, memerlukan berbagai informasi, di samping juga menghasilkan infomasi
tentang SDM. Informasi atau data yang masuk itu perlu dihimpun dan dikelola
secara efektif dan efesien, agar selalu terkini (up to date) untuk
dipergunakan dalam setiap kegiatan Manajemen SDM, tidak sekedar untuk
Perencanaan SDM. Sehubungan dengan itu akan diketengahkan uraian tentang Sistem
Infomasi SDM sebagai bagian dari Sistem Informasi Manajemen, di lingkungan
sebuah organisasi/perusahaan.
5.
Sistem Informasi SDM
Sistem pada dasarnya berarti suatu keseluruhan yang
terdiri dari beberapa unsur yang saling berkaitan dan saling pengaruh
mempengaruhi. Setiap unsur tidak berdiri sendiri, sehingga suatu sistem tidak
sekedar terdiri dari penjumlahan unsur-unsurnya. Setiap unsurnya mempunyai
fungsi untuk mewujudkan sistem sebagai sebagai suatu kesatuan/keseluruhan yang
bermakna secara utuh. Jika salah satu unsur tidak berfungsi, maka fungsi dari
semua unsur yang lain akan terganggu, dan sistem menajdi tidak bermakna
sebagaimana seharusnya. Oleh karena itu jika menginginkan suatu sistem
berfungsi secara maksimal, maka seharusnyalah setiap unsurnya ditempatkan dan diperankan sebagaimana
mestinya.
Sistem Informasi SDM dapat diartikan sebagai
keseluruhan proses dalam menghimpun, mencatat, menyimpan, menganalisis, dan
melengkapi atau menghimpun kembali data yang berkenaan dengan SDM untuk
melayani pihak yang berwenang menggunakannya dalam upaya mewujudkan eksistensi
organisasi/perusahaan yang kompetitif.
Untuk mewujudkan Sistem Informasi SDM agar bermakna
bagi Manajemen SDM dan berfungsi dalam mewujudkan Strategi Bisnis organisasi/perusahaan
dalam mencapai tujuan, setiap unsurnya harus berperan sesuai fungsinya
masing-masing. unsur-unsur dimaksud adalah sebagai beriku:
a. Pengelola Informasi,
yang menjalankan fungsi menghimpun, mencatat, menyimpan, mengenalisis dan
melengkapi/menghimpun kembali informasi tentang SDM (Manajer SDM).
b. Sumber Informasi, yang
berkewajiban memberikan informasi mengenai dirinya sebagai Tenaga Kerja (semua
SDM termasuk para manjer).
c. Pemakai Informasi
(para manajer sesuai divisi/departemen dan wewenangnya masing-masing).
d. Saluran (channel),
seluruh saluran kegiatan Manajemen SDM secara efektif dan efesien.
e. Informasi yang
berkenaan dengan kecukupan, ketepatan, keakuratannya.
Dengan kemajuan teknologi yang pada penghujung abad XX
dan telah menghasilkan teknologi komputer, maka banyak organisasi/perusahaan
yang mampu mendukung dan mengembangkan Sistem Informasi yang mampu mendukung
secara maksimal pencapaian tujuan bisnis perusahaan. Sebaliknya juga penggunaan
teknologi tersebut, sering menimbulkan masalah yang menyangkut pengamanan
data/informasi. Dengan kata lain semakin sulit memelihara kerahasiaan data
bisnis perusahaan, juga termasuk dalam merahasiakan data pribadi pekerja. Di
satu sisi kondisi itu dapat diatasi secar teknis, diantaranya dengan
mempergunakan kode-kode rahasia yang rumit dan teliti dan hanya diketahui oleh
pihak pengelola yang benar-benar dipercaya. Di samping itu dapat juga ditempuh
dengan menetapkan penentuan pelarangan sesuai keperluan dalam melindungi
kerahasian informasi. Ketentuan pelarangan itu harus mengatur dengan tegas
mengenai jenis infomasi dan penjabat pada jenjang apa saja yang dibenarkan
meminta dan mempergunkan informasi dan penjabat pada jenjang apa saja yang
dibenarkan meminta dan mempergunakan informasi SDM yang dimiliki Manajer SDM.
Untuk memelihara kerahasian informasi SDM, agar Sistem
Infomasi SDm berfungsi secara maksimal, dapat ditempuh langkah-langkah
pengamanan sebagai berikut:
a. Rancangkan dan
tetapkan kebijaksanaan atau peraturan tentang hal-hal sebabai berikut:
·
Tipe atau jenis data yang boleh
diberikan atau diminta berdasarkan posisi/jabatan pihak yang memerlukannya,
sehubungan dengan itu untuk data/informasi yang sangat rahasia, dapat
ditetapkan secara tegas hanya dapat diberikan dengan persetujuan lisan atau
tertulis dari pucuk pimpinan (top manager).
·
Berusaha menggunakan metode yang
paling tepat dalam menghimpun informasi/data yang bersifat rahasia.
·
Meningkatkan sistem pengamanan
tempat penyimpanan informasi dan mengatur informasi yang boleh dan tidak boleh
disebarkan, serta siapa saja yang boleh menerimanya.
·
Menetapkan pekerja yang tidak
dibenarkan meminta dan menggunakan informasi, berdasarkan posisi/kedudukannya
dalam organisasi/ perusahaan.
·
Megeluarkan release intern
tentang pekerja yang telah keluar, agar tidak diberikan pelayanan jika meminta
informasi tentang SDM.
·
Keluarkan release jika
terjadi penyalahgunaan infomasi yang dilarang, agar tidak berulang.
b. Jelaskan pada semua
pekerja tentang kebijaksanaan pengelolaan informasi SDM dan jaminan
kerahasiaanya, agar tidak ragu-ragu memberikan informasi tentang dirinya
masing-masing.
c. Ikuti dan laksanakan
ketentuan-ketentuan formal dari pemerintah yang berkenaan dengan penghormatan
dan perlindungan hak-hak individu, terutama yang berhubungan dengan infomasi
tentang pribadi, agar tidak terjadi permasalahan yang harus diselsaikan diluar
perusahaan, jika terdapat pekerja yang merasa hak-hak pribadinya dilanggar.
d. Tetapkan kebijaksanaan
tentang propek pekerjaan bagi para pekerja yang tidak akan merugikan hak-haknya
sebagi individu. Misalnya dalam pengupahan, promosi, dan lain-lain yang akan
dilakukan secara adil, sesuai dengan persyaratan yang harus dipenuhi.
e. Tetapkan kebijaksanaan
bahwa para manajer dan non manajer yang terbukti melanggar hak-hak pribadi
pekerja, akan dikenai sanksi disiplin atau bahkan dapat diberhentikan.
Langkah-langkah seperti dikemukakan di atas, akan memungkinkan Sistem
Informasi SDM dapat dilaksanakan secara efektif dan efesien.
C.
PENUTUP
1.
Kesimpulan
Perencanaan
SDM adalah proses untuk menetapkan strategi memperoleh, memanfaatkan,
mengembangkan dan mempertahankan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan
perusahaan sekarang dan pengembangannya di masa mendatang. Dan manfaat dari
Perencanaan SDM diantaranya Meningkatkan Sistem
Informasi SDM, Meningkatkan pendayagunaan SDM, Menyelaraskan aktivitas SDM,
Menghemat tenaga kerja, waktu, dan dana, Mengembangkan dan menambah informasi
SDM, mempermudah pelaksanaan koordinasi SDM oleh Manajer SDM, dan lain
sebgainya.
Perencanaan SDM berkaitan langsung dengan tujuan
yang hendak dicapai perusahaan, karena pada dasarnya sasaran perusahaan adalah
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perusahaan yang tidak membuat
perencanaan SDM sering ditemukan bahwa mereka tidak dapat memenuhi kebutuhan
SDM sesuai dengan tujuan dari perusahaan yang efisien dan efektif.
Produktivitas dari suatu perusahaan akan meningkat apabila SDM yang ada pada
perusahaan tersebut merupakan orang-orang yang sudah direncanakan dan
disesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan tersebut. Melalui perencanaan
dapat mempermudah setiap upaya untuk mencapai tujuan perusahaan. Karena sejak
penyusunan hingga pelaksanaannya perlu melibatkan semua pihak, karena rencana
hanyalah sebagai alat bukan tujuan. Sebab itu, melalui rencana yang dibuat
dengan baik maka tujuan perusahaan akan tercapai.
Sistem
Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia adalah sebuah sistem yang mendukung
proses pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang
diperlukan. Informasi yang disediakan merupakan berbagai informasi mengenai
pegawai dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Sistem informasi sumber daya
manusia sangat penting dalam suatu perusahaan, karena kesuksesan suatu
perusahaan salah satunya ditentukan oleh kualitas sumber daya manusia yang
terdapat dalam perusahaan tersebut.
2. Saran
Perencanaan sumber daya manusia
merupakan hal yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Perencanaan sumber
daya manusia yang baik akan menentukan kemajuan suatu perusahaan. Maka
sebaiknya dengan adanya SDM yang tersedia saat ini bisa digunakan secara baik
sehingga dapat meningkatkan kualitas perusahaan. Serta visi dan misi SDM harus
sejalan dengan visi dan misi perusahaan dan perusahaan bisa melakukan pengadaan
karyawan secara tepat.
Daftar Pustaka
Nawawi, Hadari. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Gadjah Mada
University Press: Yogyakarta.
